Métodos de classificação em arquivologia

1. Classificar 

É uma ação intelectual de ordenação de documentos por meio de um plano ou código de classificação.

A classificação pode ser pelo método alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico.
 
- No método alfabético o elemento classificador é o nome. É um método direto pois não precisa de instrumento auxiliar;
- No método numérico o elemento classificador é o número;
- No método geográfico o elemento classificador é o local ou a procedência, também chamado de toponímico. É um método direto pois não precisa de instrumento auxiliar;
- No método ideográfico ordena-se utilizando o tema ou assunto do documento, mas ele pode seguir uma modalidade alfabética - dicionário e enciclopédico, ou uma modalidade numérica: unitermo ou indexação coordenada, duplex e decimal.

2. Arquivar 

É o ato físico de guardar documentos.
Pode-se arquivar de duas maneiras: horizontal ou verticalmente. Horizontal utilizados para mapas, plantas, dentro da mapoteca, um acima do outro. Já a vertical utiliza-se para os demais documentos em A4, um atrás do outros, é mais ágil para recuperar o documentos.

Quando se vai guardar documentos tem que considerar duas coisas: o acondicionamento e a armazenagem. Acondicionar é colocar na embalagem correta, em boa condição. A armazenagem é a estocagem, o posicionamento do documento no estoque.

3.  Método direto e indireto de classificação

Método direto - não precisa de instrumento auxiliar para a classificação, exemplo: alfabético, geográfico e o variadex;

Método indireto - precisa de instrumento auxiliar para a classificação, exemplo: numérico, numérico-simples, numérico-cronológico e o dígito terminal. Todo método indireto precisa consultar um índice onomásico, remissivo ou alfabético.

4. Regras do método alfabético de classificação

O método alfabético é o ordenado pelo nome. Tem como elemento o nome. A regra de alfabetação estabelecida pela associação brasileira de normas técnicas - ABNT estabelece que você vai usar o nome da família, que no Brasil é o  último nome.

Todo método tem vantagem e desvantagem, o alfabético tem a vantagem de ser simples, barato, fácil; a desvantagem são os homônimos, o arquivamento errado.

4.1 Consulta o nome da família

LUIZ CARLOS SANTOS, o nome da família é SANTOS. Classifica-se em: SANTOS, Luiz Carlos.
LUIZ CARLOS MARQUES, o nome da família é MARQUES. Classifica em: MARQUES, Luiz Carlos

4.2 Partícula que indica grau de parentesco: Junior, Neto, Filho, Sobrinho.

A partícula com o grau de parentesco acompanha o nome da família: MARQUES FILHO, Luiz Carlos.

Regra geral não se considera a partícula para o caso de ordenação, só vai ser considerada em caso de desempate por questão de homônimo.

Entre MARQUES e MARQUES FILHO:
     1º MARQUES
     2º MARQUES FILHO
 
Se tem MARQUES SOBRINHO, André e MARQUES FILHO, Nélson,
    1º - MARQUES SOBRINHO, André
     2º - MARQUES FILHO, Nélson

Se tem MARQUES SOBRINHO, André e MARQUES FILHO, André (homônimos)
     1º MARQUES FILHO, André
     2º MARQUES SOBRINHO, André

4.3 Partícula: SANTO/SANTA/SÃO, não separa.
     SANTA CRUZ, Roque

4.4 Partícula com título, não se considera o título para fins de ordenação, coloca-se o título escrito ao final e entre parênteses:
     Dr Drauzio Varela = VARELA, Drauzio (Doutor)

4.5 Presença de preposição antes do nome que vai ordenar: A/De/Um/Uma, coloca-se ao final.
     SILVA, João da
     ALCÂNTARA, Júlio d'

4.6 Presença de nomes ligados por hífen, não desliga:
     VILLA-LOBOS, Heitor

4.7 Nome composto de adjetivo ou substantivo, se um qualificar o outro então não pode separar:
     MONTE ALEGRE, Maria Amélia
     CASTELO BRANCO, 

4.8 Nome com abreviatura, ordena-se primeiro pelo que tem a abreviatura, esta tem prioridade:
     1º - VASCONCELOS, J.
     2º - VASCONCELOS, Jairo

4.9 - Nome japonês, chinês ou árabe, coloca-se da forma que se apresenta:
     CHIAN CHIN
     LIYANG
     AKIKO YAMAMOTO SATO
     MAO TSE TUNG

4.10 Nome em espanhol, então ordena utilizando o penúltimo nome.
     Angel del Arco y Molidero = ARCO Y MOLIDERO, Angel del

4.11 Outros nomes estrangeiros, funciona como o nome brasileiro mas, se o nome estrangeiro tiver uma partícula em maiúsculo, esta vai acompanhar o último nome:
     MACCARTNEY, Paul
     John Du Pont = DU PONT, John
     John du Pont = PONT, John du

4.12 Se tem um título de conferência, todo esse numeral, mesmo estando por extenso, ele é deslocado entre parênteses, e não pode ser considerado para efeito de ordenação, não considera a preposição:
     3º congresso de letras  = CONGRESSO de letras (3º)
     IV encontro de história  = ENCONTRO de história (IV)
     Sexto seminário de RLM  = SEMINÁRIO de RLM (Sexto)

4.13 Quanto se tem nome de empresa, razão social, instituições, não muda.
     FUNDAÇÃO CARLOS CHAGAS
     FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS 

Mas se tiver artigo ou preposição, estes não podem ser considerados para efeito de ordenação
     Banco do Brasil - esse é o 3º
     Banco do Acre - esse é o 1º
     Banco Bradesco - esse é o 2º

4.14 E se tiver preposição na frente, ela não é considerada e deve ser deslocada para o final e entre parênteses:
     O dia = DIA (O)
     A insinuante = INSINUANTE (A)
     O globo = GLOBO (O)

4.15 Nome de empresa estrangeira, a regra é a mesma, não considera a preposição para fins de ordenação e o "the"desloca para o final entre parênteses
     THE LIBRARY OF THE CONGRESS = LIBRARY OF THE CONGRESS (THE)

4.16 Empresa cujo nome comece com numeral, cria-se um referencial para a ordenação que é a letra T do três.
     3 M do Brasil = 3 (três) M do Brasil



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Fonte

- Métodos de arquivamento e guarda de documentos, disponível em <https://simagestao.com.br/>. Acesso 25Jul2018.
- Arquivologia com a Professora Ana Cláudia Dias, CURSO MASTER JURIS

BONS ESTUDOS!!

Noções de Arquivologia - Concurso Departamento Polícia Federal - 2013

1. Conceitos fundamentais de arquivologia.
    
   1. Arquivos:
      
      
      1. São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Art. 2º, Lei 8.159 de 91).
         
         
   2. Gestão de documentos:
      
      
      1. O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 3º, Lei 8.159 de 91).
         
         
   3. Arquivos públicos:
      
      
      1. São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias (Art. 7º, Lei 8.159 de 91).
          
      2. Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. (Art. 7º, §1º, Lei 8.159 de 91).
         
         
   4. Arquivos privados
      
      
      1. São os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (Art. 11, Lei 8.159 de 91) 
          
      2. Podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. (Art. 12, Lei 8.159 de 91).
         
         
2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos.
   
   
   1. Diagnósticos¹
      
      
      1. Definição: é a análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa.
         
         
      2. De posse dos dados coletados, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo; enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Fonte: Paes (2005,p.36). 
          
   2. Arquivos correntes e intermediário.
       
      1. Documentos correntes são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes (Art. 8º, §1º, Lei 8.159 de 91)..São também chamados de primeira idade; 
          
      2. Documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 8º, §2º, Lei 8.159 de 91). De segunda idade;
         
         
      3. Atividades dos arquivos correntes (CEPAE): Consulta, Empréstimo, Protocolo, Arquivamento e Expedição²
         
         
      4. Localização física: os arquivos correntes estão localizados junto aos órgãos produtores; os intermediários devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos; e os permanentes devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas³;
         
         
   3. Protocolos⁴. 
       
      1. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade em que os documentos tramitam bastante. É responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.
         
         
      2. O protocolo executa as ações
         
         
         • recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros);
           
           
         • separação da correspondência oficial da particular;
           
           
         • colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo (data, hora...);
           
           
         • elaboração de resumo do assunto;
           
           
         • encaminhamento ao destinatário;
           
           
      3. Atividades realizadas pelo protocolo
         
         
         • Recebimento – é a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiro à instituição;
           
           
         • Registro e Autuação – cadastro do documento em um sistema de controle atribuindo um número de acompanhamento. A autuação é utilizada geralmente para processos, também conhecida como protocolização;
           
           
         • Classificação – análise do documento para identificar o assunto, os envelopes devem ser abertos, desde que não sejam sigilosos ou particulares;
           
           
         • Expedição e Distribuição – envio do documento ao destinatário. A Distribuição é interna e a Expedição é externa;
           
           
         • Controle e Movimentação – para saber o local em que se encontra o documento em determinado momento e consultar os últimos andamentos;
           
           
   4. Avaliação de documentos.
       
      1. Definição: consiste em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. Significa a criação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;⁵
         
         
      2. Objetivos: reduzir a massa documental; aumentar o índice de recuperação da informação; garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; conquistar espaço físico e aproveitar melhor os recursos humanos e materiais⁶;
         
         
      3. Etapa: deve ser feita na fase corrente, observa-se primeiro o valor probatório dos documentos⁷
         
         
      4. Tabela de temporalidade: é o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão; permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente;⁸
         
         
   5. Arquivos permanentes.
       
      1. São os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados (Art. 8º, §3º, Lei 8.159 de 91);
          
      2. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis;
          
      3. Atividades de um arquivo permanente: destinação, arranjo, descrição e publicação, conservação e referência;⁹
         
         
3. Tipologias documentais e suportes físicos.
    
   1. Microfilmagem.
      
      
      1. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento;
         
         
      2. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente;
         
         
      3. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos;
         
         
      4. É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes;
         
         
      5. Entende-se por microfilme o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução;
         
         
      6. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia;
         
         
      7. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia;
         
         
      8. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original;
         
         
      9. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:
         • autenticados por autoridade estrangeira competente;
         • tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
         • forem acompanhados de tradução oficial. 
           
           
      10. Tipos: microfilmagem de substituição (aplicada nos arquivos correntes e intermediários) e microfilmagem de preservação (aplicada nos arquivos permanentes).¹⁰
          
          
      11. Vantagens: Validade legal, redução de espaço, segurança e preservação longa¹¹;
          
          
   2. Automação. 
       
      1. Definição: é o gerenciamento eletrônico dos documentos que funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas para armazenamento; tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental¹²;
         
         
      2. GED – Gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento eletrônico ou digital de documentos, como papel, microfilme, som, imagem...
         
         
      3. Tecnologias de Automação Arquivística¹³:
         
         
         • DM - Document Management: controla o acesso aos documentos;
           
           
         • DI – Document Imaging: usado para arquivar e recuperar documentos, capta a imagem por emio de scanners;
           
           
         • RIM – Records and Information Management: gerencia o ciclo de vida do documento por meio de softwares específicos;
           
           
         • Workflow: é a gestão dos fluxos de trabalhos, garante o acompanhamento de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança;
           
           
   3. Preservação, conservação e restauração de documentos.
      
      
      1. Definições¹⁴
         
         
         • Preservação abrange todas as medidas necessárias para salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessários.
           
           
         • Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam a desacelerar o processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos;
           
           
         • Restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico;
           
           
      2. Atividade de Conservação
         
         
         • A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento; Ar seco – enfraquece o papel; Umidade propicia desenvolvimento de mofo, umidade ideal é entre 45 a 58%; Temperatura não deve oscilar, deve estar entre 20 e 22º, ideal é o uso ininterrupto de ar condicionado, ou uso de sílica-gel; Poeira e gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis;
           
           
      3. Operações de conservação: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo¹⁵
         
         
         • Desinfestação – mais eficiente é a fumigação;
           
           
         • Limpeza – pano macio, escova e aspirador de pó;
           
           
         • Alisamento – expões à ação do ar úmido e em seguida passa a ferro em máquinas elétricas ou em prensa manual para documentos frágeis, ou ainda o ferro de engomar caseiro;
           
           
         • Restauração
           
           
           • Banho de gelatina: ou cola, aumenta a resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade, proporciona a passagem dos raios ultra e infra vermelhos, porém torna susceptível ao ataque de insetos; 
              
           • Tecido: aumenta durabilidade do papel, mas o emprego do amido proporciona ataque de insetos impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelho e reduz a legibilidade e flexibilidade; 
              
           • Silking: utiliza-se tecido, mas afeta as qualidades permanentes, prejudica pouco a legibilidade, flexibilidade, reprodução e exame pelos raios ultra e infravermelhos; é de alto custo e de difícil execução.
             
             
           • Laminação: uso de acetato de celulose e papel de seda. A durabilidade e as qualidades permanentes são asseguradas sem perder a legibilidade e flexibilidade, fica imune aos fungos e pragas, manchas são removidas com água e sabão; duplica o peso do documento e reduz volume, aplicação rápida, não impede passagem de raios ultra e infravermelho;
             
             
           • Laminação manual: quando não tem a laminação mecanizada, utiliza acetona ao inves de calor e pressão;
             
             
           • Encapsulação: utiliza película de poliéster; é considerada um dos mais modernos processos de restauração;
             
             
      4. Arquivos especiais¹⁶
         
         
         • Fotografia – devem ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de pH neutro e guardar em pastas suspensas, com suportes de plástico; a acidez do papel é prejudicial às fotografias;
           
           
         • Negativo – devem ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno.

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• Referências

- Lei 5.433 de 1968, Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências, http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm

- Decreto 1.799 de 1996, Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências, http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm

- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013

- Marilena Leite Paes, Arquivo: teoria e prática, 3ª ed., Rio de Janeiro: FGV, 2004

- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2ª ed., Rio de Janeiro: Elsevier, 2009

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1- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 3

2- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada

3- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, pág. 16

4- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, Capítulo 4

5- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, 2ª ed., pág 60

6- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 100

7- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 101

8- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 102

9- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 111

10- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 6

11- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 6

12- Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 128

13- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 7

14- Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 8

15 - Marilena Leite Paes, Arquivo Teoria e prática, 2004, pág 141 a 145

16 - Marilena Leite Paes, Arquivo Teoria e prática, 2004, pág 151 e 152