1. Classificar
É uma ação intelectual de ordenação de documentos por meio de um plano ou código de classificação.
A classificação pode ser pelo método alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico.
- No método alfabético o elemento classificador é o nome. É um método direto pois não precisa de instrumento auxiliar;
- No método numérico o elemento classificador é o número;
- No método geográfico o elemento classificador é o local ou a procedência, também chamado de toponímico. É um método direto pois não precisa de instrumento auxiliar;
- No método ideográfico ordena-se utilizando o tema ou assunto do documento, mas ele pode seguir uma modalidade alfabética - dicionário e enciclopédico, ou uma modalidade numérica: unitermo ou indexação coordenada, duplex e decimal.
2. Arquivar
É o ato físico de guardar documentos.
Pode-se arquivar de duas maneiras: horizontal ou verticalmente. Horizontal utilizados para mapas, plantas, dentro da mapoteca, um acima do outro. Já a vertical utiliza-se para os demais documentos em A4, um atrás do outros, é mais ágil para recuperar o documentos.
Quando se vai guardar documentos tem que considerar duas coisas: o acondicionamento e a armazenagem. Acondicionar é colocar na embalagem correta, em boa condição. A armazenagem é a estocagem, o posicionamento do documento no estoque.
3. Método direto e indireto de classificação
Método direto - não precisa de instrumento auxiliar para a classificação, exemplo: alfabético, geográfico e o variadex;
Método indireto - precisa de instrumento auxiliar para a classificação, exemplo: numérico, numérico-simples, numérico-cronológico e o dígito terminal. Todo método indireto precisa consultar um índice onomásico, remissivo ou alfabético.
4. Regras do método alfabético de classificação
O método alfabético é o ordenado pelo nome. Tem como elemento o nome. A regra de alfabetação estabelecida pela associação brasileira de normas técnicas - ABNT estabelece que você vai usar o nome da família, que no Brasil é o último nome.
Todo método tem vantagem e desvantagem, o alfabético tem a vantagem de ser simples, barato, fácil; a desvantagem são os homônimos, o arquivamento errado.
4.1 Consulta o nome da família
LUIZ CARLOS SANTOS, o nome da família é SANTOS. Classifica-se em: SANTOS, Luiz Carlos.
LUIZ CARLOS MARQUES, o nome da família é MARQUES. Classifica em: MARQUES, Luiz Carlos
4.2 Partícula que indica grau de parentesco: Junior, Neto, Filho, Sobrinho.
A partícula com o grau de parentesco acompanha o nome da família: MARQUES FILHO, Luiz Carlos.
Regra geral não se considera a partícula para o caso de ordenação, só vai ser considerada em caso de desempate por questão de homônimo.
Entre MARQUES e MARQUES FILHO:
1º MARQUES
2º MARQUES FILHO
Se tem MARQUES SOBRINHO, André e MARQUES FILHO, Nélson,
1º - MARQUES SOBRINHO, André
2º - MARQUES FILHO, Nélson
Se tem MARQUES SOBRINHO, André e MARQUES FILHO, André (homônimos)
1º MARQUES FILHO, André
2º MARQUES SOBRINHO, André
4.3 Partícula: SANTO/SANTA/SÃO, não separa.
SANTA CRUZ, Roque
4.4 Partícula com título, não se considera o título para fins de ordenação, coloca-se o título escrito ao final e entre parênteses:
Dr Drauzio Varela = VARELA, Drauzio (Doutor)
4.5 Presença de preposição antes do nome que vai ordenar: A/De/Um/Uma, coloca-se ao final.
SILVA, João da
ALCÂNTARA, Júlio d'
4.6 Presença de nomes ligados por hífen, não desliga:
VILLA-LOBOS, Heitor
4.7 Nome composto de adjetivo ou substantivo, se um qualificar o outro então não pode separar:
MONTE ALEGRE, Maria Amélia
CASTELO BRANCO,
4.8 Nome com abreviatura, ordena-se primeiro pelo que tem a abreviatura, esta tem prioridade:
1º - VASCONCELOS, J.
2º - VASCONCELOS, Jairo
4.9 - Nome japonês, chinês ou árabe, coloca-se da forma que se apresenta:
CHIAN CHIN
LIYANG
AKIKO YAMAMOTO SATO
MAO TSE TUNG
4.10 Nome em espanhol, então ordena utilizando o penúltimo nome.
Angel del Arco y Molidero = ARCO Y MOLIDERO, Angel del
4.11 Outros nomes estrangeiros, funciona como o nome brasileiro mas, se o nome estrangeiro tiver uma partícula em maiúsculo, esta vai acompanhar o último nome:
MACCARTNEY, Paul
John Du Pont = DU PONT, John
John du Pont = PONT, John du
4.12 Se tem um título de conferência, todo esse numeral, mesmo estando por extenso, ele é deslocado entre parênteses, e não pode ser considerado para efeito de ordenação, não considera a preposição:
3º congresso de letras = CONGRESSO de letras (3º)
IV encontro de história = ENCONTRO de história (IV)
Sexto seminário de RLM = SEMINÁRIO de RLM (Sexto)
4.13 Quanto se tem nome de empresa, razão social, instituições, não muda.
FUNDAÇÃO CARLOS CHAGAS
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS
Mas se tiver artigo ou preposição, estes não podem ser considerados para efeito de ordenação
Banco do Brasil - esse é o 3º
Banco do Acre - esse é o 1º
Banco Bradesco - esse é o 2º
4.14 E se tiver preposição na frente, ela não é considerada e deve ser deslocada para o final e entre parênteses:
O dia = DIA (O)
A insinuante = INSINUANTE (A)
O globo = GLOBO (O)
4.15 Nome de empresa estrangeira, a regra é a mesma, não considera a preposição para fins de ordenação e o "the"desloca para o final entre parênteses
THE LIBRARY OF THE CONGRESS = LIBRARY OF THE CONGRESS (THE)
4.16 Empresa cujo nome comece com numeral, cria-se um referencial para a ordenação que é a letra T do três.
3 M do Brasil = 3 (três) M do Brasil
____________________________
Fonte
- Métodos de arquivamento e guarda de documentos, disponível em <https://simagestao.com.br/>. Acesso 25Jul2018.
- Arquivologia com a Professora Ana Cláudia Dias, CURSO MASTER JURIS
É uma ação intelectual de ordenação de documentos por meio de um plano ou código de classificação.
A classificação pode ser pelo método alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico.
- No método alfabético o elemento classificador é o nome. É um método direto pois não precisa de instrumento auxiliar;
- No método numérico o elemento classificador é o número;
- No método geográfico o elemento classificador é o local ou a procedência, também chamado de toponímico. É um método direto pois não precisa de instrumento auxiliar;
- No método ideográfico ordena-se utilizando o tema ou assunto do documento, mas ele pode seguir uma modalidade alfabética - dicionário e enciclopédico, ou uma modalidade numérica: unitermo ou indexação coordenada, duplex e decimal.
2. Arquivar
É o ato físico de guardar documentos.
Pode-se arquivar de duas maneiras: horizontal ou verticalmente. Horizontal utilizados para mapas, plantas, dentro da mapoteca, um acima do outro. Já a vertical utiliza-se para os demais documentos em A4, um atrás do outros, é mais ágil para recuperar o documentos.
Quando se vai guardar documentos tem que considerar duas coisas: o acondicionamento e a armazenagem. Acondicionar é colocar na embalagem correta, em boa condição. A armazenagem é a estocagem, o posicionamento do documento no estoque.
3. Método direto e indireto de classificação
Método direto - não precisa de instrumento auxiliar para a classificação, exemplo: alfabético, geográfico e o variadex;
Método indireto - precisa de instrumento auxiliar para a classificação, exemplo: numérico, numérico-simples, numérico-cronológico e o dígito terminal. Todo método indireto precisa consultar um índice onomásico, remissivo ou alfabético.
4. Regras do método alfabético de classificação
O método alfabético é o ordenado pelo nome. Tem como elemento o nome. A regra de alfabetação estabelecida pela associação brasileira de normas técnicas - ABNT estabelece que você vai usar o nome da família, que no Brasil é o último nome.
Todo método tem vantagem e desvantagem, o alfabético tem a vantagem de ser simples, barato, fácil; a desvantagem são os homônimos, o arquivamento errado.
4.1 Consulta o nome da família
LUIZ CARLOS SANTOS, o nome da família é SANTOS. Classifica-se em: SANTOS, Luiz Carlos.
LUIZ CARLOS MARQUES, o nome da família é MARQUES. Classifica em: MARQUES, Luiz Carlos
4.2 Partícula que indica grau de parentesco: Junior, Neto, Filho, Sobrinho.
A partícula com o grau de parentesco acompanha o nome da família: MARQUES FILHO, Luiz Carlos.
Regra geral não se considera a partícula para o caso de ordenação, só vai ser considerada em caso de desempate por questão de homônimo.
Entre MARQUES e MARQUES FILHO:
1º MARQUES
2º MARQUES FILHO
Se tem MARQUES SOBRINHO, André e MARQUES FILHO, Nélson,
1º - MARQUES SOBRINHO, André
2º - MARQUES FILHO, Nélson
Se tem MARQUES SOBRINHO, André e MARQUES FILHO, André (homônimos)
1º MARQUES FILHO, André
2º MARQUES SOBRINHO, André
4.3 Partícula: SANTO/SANTA/SÃO, não separa.
SANTA CRUZ, Roque
4.4 Partícula com título, não se considera o título para fins de ordenação, coloca-se o título escrito ao final e entre parênteses:
Dr Drauzio Varela = VARELA, Drauzio (Doutor)
4.5 Presença de preposição antes do nome que vai ordenar: A/De/Um/Uma, coloca-se ao final.
SILVA, João da
ALCÂNTARA, Júlio d'
4.6 Presença de nomes ligados por hífen, não desliga:
VILLA-LOBOS, Heitor
4.7 Nome composto de adjetivo ou substantivo, se um qualificar o outro então não pode separar:
MONTE ALEGRE, Maria Amélia
CASTELO BRANCO,
4.8 Nome com abreviatura, ordena-se primeiro pelo que tem a abreviatura, esta tem prioridade:
1º - VASCONCELOS, J.
2º - VASCONCELOS, Jairo
4.9 - Nome japonês, chinês ou árabe, coloca-se da forma que se apresenta:
CHIAN CHIN
LIYANG
AKIKO YAMAMOTO SATO
MAO TSE TUNG
4.10 Nome em espanhol, então ordena utilizando o penúltimo nome.
Angel del Arco y Molidero = ARCO Y MOLIDERO, Angel del
4.11 Outros nomes estrangeiros, funciona como o nome brasileiro mas, se o nome estrangeiro tiver uma partícula em maiúsculo, esta vai acompanhar o último nome:
MACCARTNEY, Paul
John Du Pont = DU PONT, John
John du Pont = PONT, John du
4.12 Se tem um título de conferência, todo esse numeral, mesmo estando por extenso, ele é deslocado entre parênteses, e não pode ser considerado para efeito de ordenação, não considera a preposição:
3º congresso de letras = CONGRESSO de letras (3º)
IV encontro de história = ENCONTRO de história (IV)
Sexto seminário de RLM = SEMINÁRIO de RLM (Sexto)
4.13 Quanto se tem nome de empresa, razão social, instituições, não muda.
FUNDAÇÃO CARLOS CHAGAS
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS
Mas se tiver artigo ou preposição, estes não podem ser considerados para efeito de ordenação
Banco do Brasil - esse é o 3º
Banco do Acre - esse é o 1º
Banco Bradesco - esse é o 2º
4.14 E se tiver preposição na frente, ela não é considerada e deve ser deslocada para o final e entre parênteses:
O dia = DIA (O)
A insinuante = INSINUANTE (A)
O globo = GLOBO (O)
4.15 Nome de empresa estrangeira, a regra é a mesma, não considera a preposição para fins de ordenação e o "the"desloca para o final entre parênteses
THE LIBRARY OF THE CONGRESS = LIBRARY OF THE CONGRESS (THE)
4.16 Empresa cujo nome comece com numeral, cria-se um referencial para a ordenação que é a letra T do três.
3 M do Brasil = 3 (três) M do Brasil
____________________________
Fonte
- Métodos de arquivamento e guarda de documentos, disponível em <https://simagestao.com.br/>. Acesso 25Jul2018.
- Arquivologia com a Professora Ana Cláudia Dias, CURSO MASTER JURIS
BONS ESTUDOS!!
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